Birinci başlıkta anılan arşivleri, Personel Dairesine bağlı Kitabet Hizmeti Sınıfına bağlı personel, ikinci başlıkta anılanları ise sekreterler yürütmektedir ve her iki arşiv belgelerin üretimi veya talepte bulunanı konumundadır. Üçüncü başlıkta anılanlar, kendileri, aileleri veya ilgi duydukları konularda belge ve bilgileri düzenli bir şekilde derleyenlerdir. Bu kişiler iki kısımda ele alınabilir bunlardan birincisi bu işi amatörce yapanlardır ki bunların dermeleri nesil değişiminde genellikle değeri bilinmediğinden yok olmaktadır. İkincisi ise işi profesyonel olarak yapanlardır bunların dermeleride nesil değişiminde satılmak veya bilinçsiz varisler tarafından imha edilmek suretiyle yok olmaktadır. Bu yok olmalarda, ülkemizin coğrafi durumuda etkin rol oynamaktadır. (Yüksek Nem, Yüksek Isı, Güneş ve Toz) Bu arşivlerin öncelikle asıl veya kopyalarının Milli Arşiv ve Araştırma Dairesine kazandırılması gerekmektedir. Böylece bu belgelerin başına bir şey gelmeden kurtarma imkanı da doğacaktır. Dördüncü başlıkta anılan kurum ise ilk üç başlıkta anılan arşivlerin arşiv malzemesini toplayan, düzenleyen ve hem günümüzde hemde gelecekte ihtiyaç duyanlara hizmet veren arşivdir.

          Bu bölümde Arşivlere ve Arşivciliğe etkisi olan iki kurumu tanıtmak yerinde olacaktır.  

·               Personel Dairesi: Devlet Bütçesinden kaynak alan Kurum ve Kuruluşların arşivlerini bu Daireye bağlı ‘Kitabet Hizmeti Sınıfı’ personeli yani Başkatipler, I’inci ve II’nci Sınıf Katipler ve Katip Yardımcıları yürütmektedir. Ayrıca, bu Daireye kendi Kuruluş Yasası ve 7/79 sayılı Kamu Görevlileri Yasası’nın 126’ncı maddesi ile verilen, “Kurumsal ve kurumlar arası eğitim gereksinimlerini üst düzeyde karşılamak amacıyla, Personel Dairesi'nin gözetim ve denetimi altında, eğitim ve yetiştirme etkinliklerini düzenlemek, yürütmek ve değerlendirmekle görevli eğitim merkezleri kurulur.” ibaresi ile eğitim hizmeti verme görevi yüklenmiştir. 

                Personel Dairesi, 1969 yılında maliye işlerini yürüten Bakanlığa bağlı bir birim olarak oluşturulmuştur. Personel Dairesi önceleri Cumhuriyet Dönemi Yasaları çerçevesinde fakat Türk Toplumunun ihtiyaçlarını dikkate alarak çalışmalarını yürütmekte idi. 1981 yılında çıkarılan “Genel Kadro Yasası” ile Personel Dairesi’nin oluşumu belirlenmeye başlamıştır.1979 yılında kabul edilen Kamu Görevlileri Yasasına göre Personel Dairesi Başkanlığa bağlanmıştır. Şöyle ki:

           1989 yılında kabul edilen 77/89 sayılı “Personel Dairesi (Kuruluş, Görev ve Çalışma Esasları) Yasası”na göre Personel Dairesi’nin görev ve yetkileri: Kamu Görevlileri Yasası’na uygun olarak o yasaya bağlı kurumların genel yönetim ilkelerine göre yürütmekle yükümlü oldukları kamu hizmetlerinin gerektirdiği asıl ve sürekli görevlerin etkinlik ve verimlilikle yerine getirilmesi amacıyla kurumlar için gerekli ve yeterli kadroların hazırlanmasında teknik daire olarak öneri ve çalışmalarda bulunur.  

- Geçici Personelin istihdamının uygun olup olmadığını saptar.

- Kamu görevlileri bakımından ikamet değişikliği gerektirmeyen yer değişiklikleri Personel Dairesi tarafından yapılmaktadır.

- Devlet burslarına veya yabancı ülke veya örgütlerden sağlanan burslara dayanılarak bilgilerini artırmak ve staj yapmak için dış ülkelere gönderilecek kamu görevlilerini Devlet Planlama Örgütü ve Eğitim ve Öğrenim işleriyle görevli Bakanlıkla da istişare ederek seçer

· Kamu Görevlileri Yasası’ndaki disiplin kurallarına aykırı hareket eden bir kamu görevlisi aleyhine disiplin kovuşturmasını yürütmek için amirin istemi üzerine “Soruşturma Memuru”görevlendirir.

· Çalışma saatlerinin saptanması için Bakanlar Kurulu’na önerilerde bulunur. Her kurumun personel kayıtları için gerekli olan kayıt defterinin içeriğini belirler.

· Kamu Görevlileri Yasası uyarınca kurulan kurumsal ve kurumlar arası eğitim merkezlerinin çalışmalarının gözetim ve denetimini yapar.(Kamu görevlileri İngilizce Eğitim Merkezi).

· Kamu görevlilerinin yetiştirilmesi amacıyla maliye eğitim ve çalışma işleriyle görevli Bakanlıklar ile Devlet Planlama Örgütü ve Kamu Görevlileri Yüksek Danışma Kurulu’nun görüşlerini alarak bir Kamu Görevlileri Genel Eğitim Planı hazırlar.

· Kamu Görevlileri Yasası’na göre kurulan Teknik Kurulda temsil eder.

· Kamu Görevlileri Yasasına göre Kamu Görevlileri Yüksek Danışma Kurulu’nun üyesidir.

· Kamu Görevlileri Yasası’nın kurallarına tabi olarak kamu görevlilerinin mal bildiriminde bulunmaları için gerekli çalışmaları yapar.

· Ülkenin iktisadi ,sosyal ve mali durumunu yakından izleyerek maaş ve ücretlerde ve diğer özlük haklarında yapılması gerekli değişiklikler hakkında veya başka makamlarda bu konuyla ilgili olarak yapılan çalışmalar hakkında Başbakan’a önerilerde bulunur.

· Genel personel kayıtlarını tutar ve kamu personelini ilgilendiren konularda döküman ve istatistiki bilgiler toplar.

· Personelin çalışma şartlarına ve mesai saatlerine uygun olarak çalışıp çalışmadığını kontrol eder ve aksi hareket ettikleri saptananlar hakkında gerekli yaptırımların uygulanmasını sağlar.

· Üst kademe yöneticisi olarak atanacakların Üst Kademe Yöneticileri Yasası’nda belirlenen niteliklere uygun olup olmadıklarını saptar.

· Kamu Görevlileri Yasası’na bağlı kurumlarda istihdam edilmek istenen sözleşmeli personel ile yapılacak olan sözleşme örneğini Kamu Görevlileri Yasası’na uygunluğu açısından inceler ve bu konuda görüş bildirir.

· Emeklilik Yasası kuralları uyarınca emekliye ayrılacak olanların hızmet yıllarını saptar ve diğer emeklilik işlemlerini yürütür.

· Emekli Sandığı Fonu Yönetim Kurulu’nda temsil edilir.

· “Yolluk ve İaşe-İbate Tüzüğü”nün uygulanmasında görüş ve yetki verir.

   - Hukuk İşleri Şubesi ,

   - Kayıtlar ve İstatistik İşleri Şubesi ,

   - Kamu Yönetimi Verimlilik Şubesi .  

         Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi: Milli Arşiv, 1971 yılında Türkiye’deki arşivlerde bulunan Kıbrıs ile ilgili yaklaşık 10.000 belgenin mikrofilmlerinin getirilmesi ile kurulmuştur. Önceleri Gençlik, Spor ve Kültür İşleri Dairesi'nin bir ünitesi olarak çalışmalarını sürdüren Milli Arşiv, 11 Kasım 1974 tarihinde Bakanlar Kurulu Kararı ile Girne'deki bugünkü binasına taşınmıştır. Milli Arşiv, 15/1990 sayılı “Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi (Kuruluş, Görev ve Çalışma Esasları) Yasası” ile Daire statüsü kazanmıştır. Yasa ayrıca Milli Arşiv Kurulu'nun oluşmasını, Tüzük ve Yönetmeliği'nin yapılmasını da öngörmüştür. Ancak, kadrolu eleman olmaması nedeniyle Milli Arşiv Kurulu'nun oluşturulamaması, yapılması gereken ayıklama ve tasnif işlerinin yapılamamasına neden olmuştur. 19 Aralık 2000 tarihinde oluşan Kurul kısa sürede arşiv malzemesi ile ilgili kararlar üreterek ayıklama ve düzenleme işlemlerine başlamıştır.

          8 Ocak 2001 tarihinde alınan Karar ile Yüksek Seçim Kurulu ve İlçe Seçim Kurullarından Milli Arşive intikal eden muhtelif seçimlere ait belge ve oy pusulalarının ayıklama işlemi gerçekleştirilmiş ve arşiv malzemesi ayrılarak kaba tasnifi yapılmıştır. 2001 yılı Haziran ayı ortalarına kadar Kurumda mevcut Gazetelerin ayıklama işlemi gerçekleştirilecek ve Kurul Kararı gereği Yerel Basından 2 set, Rum Basınından 1 set ve Türkiye Basınından 1 set gazete muhafaza edilecektir. Ayrıca, öncelikle ikinci seti olmayan Yerel Basınımızın Mikrofilmleri çekilerek çoğaltımı yoluna gidilecektir. Devlet Basımevi tarafından Kuruma intikal eden yaklaşık altı kamyon Resmi Gazeteden iki set muhafaza edilecek ve geri kalanların Kurul Kararı çerçevesinde değerlendirilmesi yoluna gidilecektir. Bu işlemlerden sonra düzenleme ve tasnif işlemlerine hız verilecektir.  

          Hak ve imtiyazların ispatlanmasının ve korunmasının tek yolu, belgelerin üreten idarece korunmasından geçmektedir. Bu ihtiyaç, Roma ve Mısır' da merkezi bir kayıt biriminin (demosia bibliothek) oluşturulması ile resmi bir başlangıç yapılmasına sebep olmuştur. Yine M.S. 1200 yıllarında belge dosyalama sisteminin, 1934' te (Amerika Birleşik Devletleri) Milli Arşivi'nin kurulmasıyla da belge yönetiminde yaşam evresi kavramının kullanıldığını görüyoruz.

          Yönetim faaliyetlerinin basitleştirilmesi ile ilgili yapılan çalışmalar doğrudan belge yönetimini ilgilendirmektedir. Ülkemizde de bu yönde çalışmalar yapılmalı, yasal düzenlemelere gidilmelidir. Kamu kurum ve kuruluşlarında bir işlem için istenen fazla sayı ve çeşitteki belgelerin gerekçesi olarak mevzuat gösterilmektedir. Bu da en az sayıda belge ile işlemlerin sonuçlanabileceği biçimdeki mevzuatın gerekliliğini ortaya koymaktadır.

          29 Kasım 1974 tarih ve 81 Numaralı Maliye Bakanlığı Genelgesi ile arşiv çalışmaları, dolayısıyla belge denetim altına alınmak istenmiştir. Ancak, kurum ve kuruluşların önemli bir bölümünün bu hizmetleri yerine getiremedikleri ya da getirmedikleri belirlenmiştir.

          Belge yönetimini ilgilendirecek diğer bir konu da standartlaşma çalışmalarıdır. Ayrıca belgelerde kullanılacak yazışma kuralları ile ilgili Başbakanlık genelgelesi çıkarılmalıdır. Bu düzenlemeler, belgenin içeriğinden çok şekil yönünü ele alacakdır. Belge ve bilgiye ulaşamama kurumların yasal düzenlemelere uyamamalarında da etkili olmaktadır kanısındayız. Yalnız yasal düzenlemeleri uygulamak konusunda değil; kurum politikaları konusunda da belge yönetimi ve arşivler ya da diğer bilgi merkezleri ile ilgili eksikliklere rastlamak mümkün. O nedenle üst düzey yönetimler, belge yönetimine ait politikalar geliştirmenin, en azından belge yönetim sisteminin kuruluş aşamasındaki düzenlemelerde gerekli katkıyı sağlamanın da görevleri olduğunu bilmeliler diye düşünüyoruz. Belge yönetim sisteminin temel amacı olan, doğru belgenin uygun kişi tarafından zamanında ve en düşük maliyetle hazırlanması ve yararlanmaya açılabilmesi için aşağıdaki aşamaların sürekliliğinin sağlanması gerekmektedir.  

GİRDİ : Bilgi, Donanım, Para/Bütçe, İnsan/Personel;

İŞLEM :Belge (Üretim, Dolaşım, Koruma ve Düzenleme, Kullanım);

ÇIKTI :Bilgi

Bu durum sadece arşiv birimlerinin yeterliliğinin değil aynı zamanda kuruluşun gelişmesinin de kaynağıdır. Üretilen belgelerin, karar verme aşamasında kullanılma zorunluluğu ve sıklığı, hangi durumlarda kullanıldığı, belge üretiminin-denetiminin ve yönetiminin önemini belirtmektedir. Birçok ülkede yapılan araştırmalar, belgelerin çoğunlukla;

Merak,

Araştırma,

Önceki çalışmalara erişim,

İstatistiki verileri elde etme,

Olguların doğrulanması,

Rapor ve incelemelerin hazırlanması,

İmtiyaz ve hakların korunması,

Politika belirleme, planlama, yürütme,

gibi durumlar, işler için kullanıldıklarını göstermektedir.

“Belge yönetimi, belge var olduğu sürece kullanıma hazır olmalıdır" düşüncesini uygulanabilir kılmalıdır. Belgenin kullanıma hazır hale getirilmesinde teknolojik gelişmelerden yararlanırken dikkatli olunmalı, teknolojinin hedef değil araç olduğu unutulmamalıdır. Belge yönetiminin en çok sorumluluk gerektiren diğer bir yönü de sistem oluştururken tasfiye işlemlerinin sağlıklı yürütülmesinin sağlanmasıdır. Hangi belgenin alıkonup, hangisinin imha edilmesi gerektiği ile ilgili karar verilirken (Ayıklama ve imha görevleri Milli Arşiv Kuruluna verilmiştir.) yasal, idari, tarihi, araştırma değeri, dayanıklılığı ve standartlara uygunluğu gibi özellikleri mutlaka dikkate alınmalıdır. Bunun için öncelikle belge yönetimi süresince belge üretiminin denetimi de ciddi anlamda uygulanmalı, hedefleri belirlenmelidir. Belirlenen hedef, gerekli ve nitelikli belge üretiminden nitelikli ve içeriği zengin arşiv oluşturmaya kadar ki süreci olumlu yönde etkileyecek ve buda kurumun hizmet ve etkinliklerine yansıyacaktır. Bu belirlemelerin yapılması yönünde ilk adım Milli Arşiv Kurulu tarafından atılmıştır. Kurumlardan; tarihleri, bağlı oldukları üst mercileri, değişiklik varsa değişen adları, belge üreten hiyerarşik birim ve bölümleri, arşivlerinin durumları konularında bilgiler talep edilmiştir. Her Kurum için bir dosya açılarak sürekli denetlemenin gerçekleşmesi yönüne gidilmiştir. Çağımızın modern yönetim tarzı, kurum ve kuruluşların faaliyet alanlarının genişlemesi, belge üretiminde hızlı bir artışa ve bu artış da belge yönetiminde ve arşivlerde bazı sorunların ortaya çıkmasına neden olmaktadır. Konunun uzmanları, belge üretiminin denetimini gerektiren nedenleri şöyle sıralamaktadırlar:

          - Hangi düzeyde olursa olsun çalışanların önemsememe eğiliminde olmaları.

          -

          - Yanlış kural ve kararların uygulanması.

          - Kurallar, yasalar, standartlar, vs. nin yanlış veya farklı yorumlanması.

          - Kasıt (Kötü niyetli eylemler, hileler, yolsuzluklar, vb.) (Yedi yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılabilir.)

          - Kurum ve kuruluşların kendi içindeki hizmet etkinliklerinde düzensizlikler, yetersizlikler.

          - Kurum ve kuruluşların her alanda olduğu gibi belge ve bilgi kullanımında iyi ve yararlı olanı arama ve gelişme eğiliminde olmamaları.

          - Kurum ve kuruluşların arşiv çalışmalarına ilişkin sorunlarının olması.

          -Enformasyon bilimlerine ait gelişmelerin dışında kalmaları.

          Ülkemizin temel bir arşiv politikasının ve uygun yasal düzenlemelerinin olmayışı, mevcut düzenlemelerin yetersiz olması çalışmaların sağlıklı yürütülememesine neden olmaktadır. Kaldı ki her gelişmekte olan ülkede olduğu gibi bizde de günübirlik çözümlerle işler yoluna konulmaya çalışılmaktadır. Arşivlerin ömrünün sonsuz olduğunu kabul ettiğimizde basit hesapla dahi günlük en az belge üretimini sonsuz ile çarptığımızda çıkan sonucu düşünmek bile konunun boyutlarını görmemizi sağlar sanırım. Bu yüzdendir ki; yönetsel ve yasal düzenlemelerle sağlanacak destek olmadan istenilen sonucu elde etmek mümkün değildir. Doğal olarak yapılan harcamalar yerini bulmayacak, israf olacaktır.

          Yönetimler, arşivciler-kütüphaneciler/bilgi merkezleri işbirliği yapmak ve bir sistem oluşturmak zorundadırlar. Eğer arşivler sorunlarını kendi içlerinde çözmeye kalkar ya da böyle yapmak zorunda bırakılırlarsa başarılı olamayacaklardır. Teknolojiden yararlanmayan veya teknoloji kullanımını çığırından çıkaran arşivler, çok büyük ekonomik kayıplara ve geri kazanılamayacak şekilde belgelerin ortadan kalkmasınada neden olabileceklerdir.  

          Arşivciliğin tarih bilimi değil enformasyon bilimi olduğu da gözardı edilmemelidir. Özellikle arşivlerin kaynağını oluşturan belgelerin önemli bir bölümünün "gri yayınlar" olduğunun ve bu tür belgelerin yönetimlerin de problemi olduğu gerçeği unutulmamalıdır. Gri yayınlar o derece önemlidir ki; ulusal ve uluslararası seminerler düzenlenmekte ve projeler geliştirilmeye çalışılmaktadır. Kontrol edilemeyen belgeler, sadece maliyeti artırmazlar arşivlerin geleceğini de tehdit ederler.  

          Bu nedenlerle;

          Sadece Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi Müdürü, Müdür Yardımcısı, 2 Mütercim ve Transkripsyon ve Değerlendirme memurundan oluşan Milli Arşiv Kurulu’nun; Başbakanlık, Personel Dairesi, konu ile yakından ilgili kurumlar ve akademisyenlerin katkıları ile zenginlik kazanması;

Yeni katılımlar ile zenginleşen bu kurulun biran önce arşiv mevzuatını tekrar ele alması ve Yasa, Tüzük ve Yönetmeliğinde bulunan sorunları giderme yoluna gitmesi;  

          Resmi Yazışma Kuralları, Dosyalama Sistemleri, Kurum ve Kuruluş Kodları, Yazışmalarda kullanılacak malzemenin kalitesi, Dosya Planlarında Standart Konular gibi dünya tarafından uygulanan standartların ivedilikle uygulamaya konulması;

Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi’nin Haziran 2001 ortalarında bitirilmesi hedeflenen ayıklama işlemlerini bitirmesinden sonra;  

• Personelinin T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nde Hizmetiçi Eğitimden geçmesi,
• T.C. Devlet Malzeme Ofisinde örneği bulunan Arşiv Kutularının yeter miktarda temini yoluna gidilmesi,
• İmhalık malzemenin ‘Gizli’ olanlarının kağıt dilimleme makinelerinden geçirilerek diğerlerinin preslenerek satılması veya ihtiyaç duyulan malzeme karşılığı verilmesi şeklinde değerlendirilmesi, yoluna gidilmelidir.

          Üretilen belgelerin zamanla arşiv belgesi olması, arşivciliğin bilgi toplumundan, bilişim teknolojisinden ayrı tutularak verimli olamayacağını; hayallerin, yaratıcı kişiliğin bilgi ile gerçeğe dönüşebileceğini biliyoruz. Bilgi ve belgeden geçmişte de bütün toplumlar yararlanmış ancak bilgiyi kas gücü, teknoloji, ekonomik kaynaklarından sonra ele almıştır. Gelişmeler bilgiyi öncelikli girdi haline getirmiştir. İnsan kaynakları da bir bakıma belge yaratan ve kullanan olduğu için bilgi kaynağıdır.  

          Bilginin bu noktaya gelmesi, insanlığın bu çağına da ad olmuştur. Yani bilgi toplumu, bilgi çağı kavramları bilginin en önemli girdi olarak benimsenmiş olmasından dolayı önem kazanmıştır. İlkçağ ile bilgi çağı arasındaki gelişmeler, farkında olsak da olmasak da insana hiçbir varlıkta olmayan belge bırakma ve belgeyi, dolayısıyla bilgiyi kullanma özelliği sağlamıştır. Kazananlar ise, bunu en iyi yapabilenlerdir.

Sonuç olarak Ülkemizde bilginin düzenlenmesi ve bilgiye ulaşımın sağlanması konularında işbirliği ve mevzuat konularında hızlı bir çalışma başlatılması gerekmektedir.