RESMİ GAZETE 

EK III

 

Sayı :1

5 Ocak 1998

Sayı :10

 

 

MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ

(KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARI)

YASASI

(15/1990, 22/1994 sayılı yasalar)

 

 

Milli Arşiv Kurulu Çalışma Esasları Tüzüğü

Madde 8 Altında Yapılan Yönetmelik

 

            Milli Arşiv Kurulu Çalışma Esasları ve İşlemleri Tüzüğü’nün 8’inci maddesinin verdiği yetkiye dayanarak Bakanlar Kurulu aşağıdaki Yönetmeliği yapar :

 

Kısa İsim

1.

Bu yönetmelik, “Arşivlik malzemenin korunması, değerlendirilmesi, tasnifi, araştırılması ve arşiv tekniği yönetmeliği” olarak isimlendirilir.

 

Kapsam

2.

Bu yönetmelik, kamu kurum ve kuruluşları ile şahıslar elinde bulunan arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin; muhafazası, değerlendirilmesi, tasnifi, yararlanılması ve arşivle ilgili diğer hususları kapsar.

 

Tefsir

3.

(1)

“Arşiv Malzemesi”, Kıbrıs’ın tarihi geçmişine ışık tutan; 1571 yılından sonrasına ait toplumumuzu ilgilendiren, en son işlem tarihi üzerinden otuz üç yıl geçmiş veya kesin sonuca bağlanmış olup, 2’nci maddede belirtilen kuruluşların işlemleri sonucunda oluşan ve korunması gereken, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgelerle; devlet hakları ile uluslararası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve ilişkiler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jenolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, saptamaya yarayan; ayrıca ait olduğu devrin ahlâk, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal niteliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plân, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, pul, filim, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi anlatır.

 

 

(2)

“Arşivlik malzeme”, yukarıda sayılan belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi niteliğini kazanmayanlarla; son işlem tarihi üzerinden elli yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya Yabancı Devlet ve Uluslararası kuruluşlarla yaptığı ikili veya daha çok taraflı Uluslararası andlaşmalar; tapu ve tahrir defterleri, tapu ve nüfus kağıtları, vakfiyelerle, kamu kurum ve kuruluşlarla ilgili diğer belgeleri anlatır.

 

 

(3)

“Birim arşivi”, kurum ve kuruluşların görev, işlev ve etkinlikleri sonucu kendiliğinden oluşan ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde güncelliğini kaybetmemiş olarak etkin bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini anlatır.

 

 

(4)

“Kurum arşivi”, kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivleri anlatır.

 

 

(5)

“Özel arşivler”, arşiv malzemesi olup ta kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek kişiler ile tüzel kişiler elinde bulunan benzeri belgelerin meydana getirdiği arşivleri anlatır.

 

 

(6)

“Mükellef”, ellerinde arşiv malzemesi bulunan ve/veya bulunduran özel ve tüzel kişiler ile ve/veya yarı resmi kurum ve kuruluşları anlatır.

 

 

(7)

“Müdürlük”, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi Müdürlüğü’nü anlatır.

 

 

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin

Korunması, Gizliliği ve Yararlanma

 

Koruma Yükümlülüğü

4.

Mükellefler, ellerinde bulundurdukları ve Müdürlüğe teslim etmedikleri arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korurlar. Mükellefler, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

 

 

(1)

Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli önlemleri alırlar.

 

 

(2)

Özel ve Tüzel kişilere bu korumada, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi yardımcı olur.

 

Teslim etme yükümlülüğü

5.

Diğer yasalarda belirtilen süreler saklı kalmak koşuluyla özel ve tüzel kişiler hariç, mükellefler elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; Arşiv malzemesi ise, kurum ve kuruluş arşivlerinde 10-14 yıl süre ile saklanır ve bu süre bitiminde Müdürlüğe teslim edilir.

 

Arşiv Malzemesinin Gizliliği

6.

Mükellefler elinde bulunan ve geçerli olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliğini koruyan arşiv malzemesi, Müdürlüğe geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılmasına, mükelleflerin görüşü alındıktan sonra Müdürlüğün teklifi üzerine Milli Arşiv Kurulunca karar verilir.

 

Özel Arşivlerin Satın Alınması

7.

Kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek ve tüzel kişiler elinde bulunan arşiv malzemesi gerektiğinde, Müdürlüğün saptayacağı değer üzerinden muvafakatı olması halinde satın alınabilir.

 

Özel Arşivlerin Yurt Dışına İzinsiz Çıkarıla-mayacağı

8.

Özel arşivler veya arşiv malzemesi niteliğindeki belgeler, her ne sebep ve suretle olursa olsun, toplu veya ayrı parçalar halinde yurt dışına izinsiz çıkarılamaz. Bu çeşit arşiv malzemesinin yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin, gerçek ve tüzel kişilerin isteği üzerine Milli Arşiv Kurulunun önerisi ve ilgili Bakanlığın onayı ile verilir.

 

Arşivlerden Yararlanma

9.

(1)

Müdürlüğün yetki ve sorumluluğuna geçmiş veya henüz geçmemiş olan arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle, arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez. Ancak, devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilir kişiler veya ilgili dairelerce görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

 

 

(2)

Özel ve tüzel kişilerin elinde bulunan arşiv malzemesi, yurt içinde müdürlüğün bilgisi dahilinde el değiştirebilir.

 

Araştırma ve İnceleme Yapma Usul ve Esasları

10.

Müdürlükten ve mükellefler elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı gerçek ve tüzel kişilerin yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi aşağıda gösterilen usul ve esaslara tabidir:

 

 

(1)

Yurt içinde bulunan ve Müdürlükte araştırma ve inceleme yapmak isteyen gerçek ve tüzel kişilerden KKTC veya yabancı uyruklu olanlar ile vekilleri (EK - 1) formunu doldurmak suretiyle;

 

 

 

a.

Müdürlük elindeki arşiv malzemesi üzerinde araştırma ve inceleme yapmak için Müdürlüğe bizzat veya posta ile müracaatta bulunurlar.

 

 

 

b.

Bu müracaat, yurt dışında KKTC temsilcilik veya konsolosluklarına yapılır. Bu temsilcilikler, usule uygun olarak doldurulan formla yapılan müracaatı, varsa görüşleriyle birlikte, süratle Dışişleri Bakanlığı’na gönderirler. Dışişleri Bakanlığı da müracaatı, en seri vasıta ile, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi Müdürlüğü’ne intikal ettirir.

 

 

(2)

Müdürlük dışındaki kurum ve kuruluşlarda araştırmaya açık arşivlerde yapılacak araştırma için müracaatlarla ilgili işlemler sözkonusu kurum ve kuruluşların bağlı olduğu bakanlık veya kuruluşca yerine getirilir. Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi, ilgili bakanlık veya kuruluşlar “Araştırma ve İnceleme Yapma Usul ve Esaslarını” gözönünde bulundurmak suretiyle kabul veya reddedebilirler.

 

 

(3)

(a)

KKTC veya yabancı uyruklu gerçek veya tüzel kişiler tarafından yurt içinde yapılan müracaatlara, ilgili Müdürlükçe 15 gün içinde yanıt verilir. Ancak bu .süre, Müdürlükçe artırılabilir ama her halükarda 30 günü geçemez.

 

 

 

(b)

Dışişleri Bakanlığı, yurt dışındaki KKTC temsilcilikleri veya konsoloslukları kanalıyla, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi’nde araştırma ve inceleme talebinde bulunan KKTC veya yabancı uyruklu gerçek veya tüzel kişiler ile vekillerine müracaatlarının sonucunu en geç 30 gün içinde duyurur. Bu süre, müracaatların ilgili KKTC temsilciliğince alındığı tarihten itibaren başlar.

 

 

(4)

(a)

Araştırmacılar için, bir yıl süreli “Arşive Giriş Kartı” tanzim edilir ve bu kart arşivde muhafaza edilir. Kartların süresi yeniden birer yıllık dönemler için uzatılabilir.

 

 

 

(b)

Arşive giriş kartları, Arşive her girişte bir kimlik belgesi karşılığında araştırmacıya teslim edilir. Araştırmacı, Arşivde bulunduğu sürece bu kartı görünebilecek şekilde üzerinde taşır.

 

 

(5)

Araştırma ve incelemelerde aşağıdaki esaslar uygulanır.

 

 

 

(a)

Tasnifi tamamlanmamış arşiv malzemesi veya yararlanılamayacak derecede hasara uğramış belgeler incelemeye verilmez. Ancak bu malzeme ve belgelerin, bir devlet hizmetinin görülmesinde veya bir hakkın korunmasında ve ispatında delil olarak kullanılacağının anlaşılması halinde, görevli personelin nezaretinde incelemeye verilebilir.

 

 

 

(b)

Kataloglarda kayıtlı bulunsa dahi, onarıma alınmış arşiv malzemesi ile revize edilmekte olan fonlara ait malzemeler, bu işlemler bitene kadar araştırmacılara verilmez.

 

 

 

(c)

Araştırma ve inceleme ilke olarak arşiv malzemesinin fotokopisi veya mikrofilmi üzerinden yapılır. Evrakın aslı ancak karşılaştırma talebinde bulunulması halinde gösterilir. Bununla birlikte, fotokopisi veya mikrofilmin temin edilememesi halinde araştırma ve inceleme evrakın aslı üzerinden de yapılabilir.

 

 

 

(d)

Araştırmacılar, ancak kendi konuları ile ilgili arşiv malzemesi üzerinde araştırma ve inceleme yapabilirler. Bu çalışmaları sırasında konu ile ilgili arşiv malzemesinin tamamını kendi adlarına ayırttıramazlar.

 

 

 

(e)

Arşiv malzemesi talepleri, tarih ve saatine göre sıraya konularak karşılanır ve istenen belgelerin hangi gün ve saatte verilebileceği araştırmacıya bildirilir.

 

 

 

(f)

Araştırmacılar, bir gün içinde en çok onbeş vesika talep edebilirler.

 

 

 

(g)

Araştırmacılar, kendilerine teslim edilen vesikaların tamamını iade etmeden yenilerini talep edemezler. Ancak, alınmış olan belgelerle ilişkisi bulunan ve birlikte incelenmesi gereken diğer bir kısım belgelerin talep edilebilmesi için, ilk alınanlardan aynı sayıda belgenin iade edilmesi ve yeniden sıraya girilmesi gerekir.

 

 

 

(h)

Araştırmacılar vesikaları sayarak teslim alırlar ve aynı şekilde teslim ederler. Kendilerine teslim edilen vesikanın kaybolması halinde sorumluluk araştırmacıya aittir.

 

 

 

(ı)

Araştırmacı, kendisine teslim edilen arşiv malzemesini başka bir araştırmacıya veremez, vesika üzerinden kopya çıkaramaz, fotoğraf çekemez.

 

 

 

(i)

Araştırmacı kendisine teslim edilen arşiv malzemesini her türlü tahribat ve tahrifattan korumak zorundadır.

 

 

 

(j)

Araştırma ve incelemelerde sadece kurşun kalem ve silgi kullanılır.

 

 

 

(k)

Araştırma mahalline çanta, yazı ve fotoğraf makinası, palto ve benzeri eşyalarla girilemez.

 

 

 

(l)

Arşiv malzemesi, hiçbir şekilde araştırmacılara tahsis edilen mahalden dışarıya çıkarılamaz.

 

 

 

(m)

Araştırmacılara tahsis edilen mahalle, görevlilerden ve araştırmacılardan başkası giremez.

 

 

 

(n)

Çalışmalarına bir haftadan fazla ara verecek araştırmacı, elindeki belgeleri, arşiv depolarındaki asli yerlerine konulmak üzere iade etmek zorundadır.

 

 

 

Yukarıdaki şartlardan birinin ihlali halinde inceleme durdurulur ve araştırmacı hakkında mevzuat uyarınca gerekli işlem yapılır.

 

 

(6)

Müdürlükte ve diğer kamu kurum ve kuruluş arşivlerinde araştırma ve inceleme yapan KKTC veya yabancı uyruklu araştırmacılar, bu çalışmaları sonucunda hazırladıkları ve yayımladıkları eserlerden Müdürlüğü birer nüsha vermek zorundadırlar. Yabancı araştırmacılar ayrıca Dışişleri Bakanlığı’na da bir nüsha gönderirler.

 

 

 

            Bu madde hükümlerine uymayanlara, bir daha araştırma ve inceleme imkanı tanınmaz.

 

 

(7)

Araştırma ve inceleme yapan Türk veya yabancı uyruklu kişilere araştırma ve incelemeye açılan belgelerin fotokopisi veya mikrofilmleri, her yıl Müdürlükçe hazırlanıp ilgili Bakanlıkca onaylanacak ücret karşılığında verilir veya gönderilir. Bu fotokopi ve mikrofilmler, çoğaltılıp ticari amaçla satılamaz. Toplanan para KKTC Gelirler Hesabına yatırılır. Bir dosyanın veya bir defterin tamamını hedefleyen sayıda fotokopi veya mikrofilm verilemez.

 

 

(8)

Devlet ve toplum yararına yapılması uygun görülen hallerde ücret talep edilmeyebilir.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Birim ve Kurum Arşivlerinde Arşiv

Malzemesinin Hazırlanması ve Ayrımı

 

Arşiv Malzemenin Hazırlanması ve Ayırımı

11.

(1)

Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, kurum ve birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur.

 

 

(2)

Ayırım işlemlerini müteakip, arşiv malzemesi Müdürlüğe devredilir.

 

 

(3)

Ayırım yapan birimler, sicil dosyalarıyle ilgili ayırım işlemlerini yaparken sicil numarası veya isimi esas alarak hazırlar; Müdürlük de, buna göre bir yerleştirme yapar.

 

 

(4)

İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile “Gizli” damgası vurulur.

 

 

(5)

Gizlilik dereceli malzeme, Müdürlükte tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tâbi tutulur.

 

 

(6)

Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde, biriminde veya yerinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu özelliğini korur.

 

Uygunluk Konrtolu

12.

Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve Müdürlüğe devredilecek malzeme, uygunluk konrtolünden geçilir. Bu kontrolde;

 

 

(1)

Müdürlüğe devredilecek malzemenin işlem yılı itibarıyle, aidiyetine göre kaydına ilişkin “Kayıt Defteri” veya “Föyleri” gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına;

 

 

(2)

Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine;

 

 

(3)

Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına;

 

 

(4)

Klâsörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klâsör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına;

 

 

(5)

Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine;

 

 

(6)

Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır, eksikler varsa tamamlanır.

 

 

 

Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

 

Müdürlüğe Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve diğer işlemler

13.

(1)

Kurum ve/veya Birim arşivlerinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik mazleme, “Müdürlüğe Devredilecek Olanlar” şeklinde ayrılır.

 

 

(2)

İlgili kurum ve birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolu yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde Müdürlüğe devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır.

 

 

 

(a)

Arşiv ve arşivlik malzeme birim ve kurum arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip Müdürlüğe ayni düzende teslim edilir.

 

 

 

(b)

Teslim işlemleri kurum ve/veya birim personeli tarafından yerine getirilir.

 

 

(3)

Müdürlüğe devredilecek arşivlik malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa tamamlanır.

 

 

 

(a)

Müdürlükte yapılacak ayıklama ve imha işlemlerine Milli Arşiv Kurulu karar verir.

 

 

 

(b)

Müdürlükte yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu guruplarının hazırlanması, Müdürlükte muhafazasına luzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

 

 

 

(c)

Kurum ve/veya birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılamaz. Ayıklama ve imha işlemleri Müdürlükte yapılır.

 

 

(4)

Birim ve/veya kurum arşivinde saklanma süresini tamamlayan ve arşiv malzemesi vasfını kazanan arşivlik malzeme “Müdürlüğe Devredilecek” olanlar şeklinde ayrılır ve hazırlanacak devir listeleri veya “Arşiv Malzemesi Devir – Teslim ve Envanter Formu” (Ek :4) (varsa kayıt defterleri ile) devredilir. Bu yükümlülüğün yerine getirilip getirilmediği Müdürlükçe denetlenir.

 

 

 

            Arşiv malzemesinden hangilerinin Müdürlükçe teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak mükellefler elinde kalacağı, mükelleflerin görüşü alındıktan sonra Müdürlükçe kararlaştırılır.

 

 

(5)

Aynı tür arşiv malzemesi, aynı form’a kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, herbiri için ayrı form düzenlenir.

Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin:

 

 

 

(a)

“Birimi” bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

 

 

 

(b)

“Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plân, program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu,

 

 

 

(c)

“İşlem yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,

 

 

 

(d)

“Teşkilat kodu” bölümüne, her dikdörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki “kutu” ve “dosya” bölümüne de, kutu ve dosya numarası,

 

 

 

(e)

“Envanter sıra numarası” bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

 

 

 

(f)

“İşlem Tarihi” bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih,

 

 

 

(g)

“Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı,

 

 

 

(h)

“Gizlilik Derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak “G” kısaltması ile gösterilir.),

 

 

 

(i)

“Konusu” bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

 

 

 

(j)

“Adedi” bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam aded,

 

 

 

(k)

“Açıklama” bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

 

 

 

(l)

“Evrak sıra numarası” bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası,

 

 

 

yazılır.

 

İmha Edilecek Malzeme,

14.

(1)

Tarihi değeri olanlar dışında, imha edilecek malzeme aşağıda gösterilmiştir:

 

 

 

(a)

Yinelenmiş, tekrarlanmış, pekiştirilmiş yazılar.

 

 

 

(b)

Elle, daktilo ile veya başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler.

 

 

 

(c)

Resmi veya özel her çeşit zarflar (Tarihi değeri olanlar hariç).

 

 

 

(d)

Yargı organları ile Posta, telekominikasyon ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, havale fişleri ve benzeri kağıtlar.

 

 

 

(e)

Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dökümanları).

 

 

 

(f)

Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri, esasa taallûk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar.

 

 

 

(g)

Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşları verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları.

 

 

 

(h)

Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı.

 

 

 

(ı)

Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzlerleri.

 

 

 

(i)

Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dökümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzeri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı.

 

 

 

(j)

Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları.

 

 

 

(k)

İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları.

 

 

 

(l)

Çalışma raporlarının fazla kopyaları.

 

 

 

(m)

Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar.

 

 

 

(n)

Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar

 

 

 

(o)

İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler.

 

 

 

(ö)

Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyânında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar.

 

 

 

(p)

Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları.

 

 

 

(r)

İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri.

 

 

 

(s)

Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve yazılar.

 

 

 

(ş)

Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar.

 

 

 

(t)

Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları.

 

 

 

(u)

Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri.

 

 

 

(ü)

İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri.

 

 

 

(v)

Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olanlar.

 

 

 

(y)

Seçim oy pusulaları ve seçimle ilgili mükerrer tutanaklar ile,

 

 

 

(z)

Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenler imha edilebilecek malzemeyi oluşturmaktadır.

 

 

(2)

Müdürlükte yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu guruplarının hazırlanması, Müdürlükte muhafazasına luzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

 

 

(3)

İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyeti içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya plânı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. ayrılır ve tasnif edilir. İmha listeleri, Milli Arşiv Kurulu başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. Hazırlanan imha listeleri, ilgili kurum ve kuruluşun bilgisine getirilerek kesinlik kazanır.

 

 

(4)

İmha aşağıdaki esaslara göre yapılır:

 

 

 

(a)

Kağıt ham maddesi olarak kullanılmak üzere devletin ilgili birimlerine teslim edilmesi suretiyle yapılır.

 

 

 

(b)

Gizli evrak ve malzeme ile başkaları tarafından görülüp okunması mahzurlu olan malzemenin özel makinelerle okunamayacak şekilde kıyılması şarttır.

 

 

(5)

İmha edilecek malzemeden kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.

 

 

(6)

İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tesbit edilir. Bu tutanak, Milli Arşiv Kurulu başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

 

 

 

(a)

İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışmalar aidiyetleri gözönünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim ve/veya kurum; ikincisi Müdürlükte muhafaza edilir.

 

 

 

(b)

Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.

 

 

(7)

Ayıklama ve imha işlemini müteakip, Müdürlüğe devredilen malzeme, siyah stampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla “Müdürlük” damgası ile damgalanır. Damga, evrakların, ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belbelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır.

 

 

 

Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

 

Arşiv Malzemesinin Müdürlükte Tasnifi ve Yerleştirilmesi

15.

(1)

Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metodla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen evrakların, bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır.

            Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tesbit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.

 

 

(2)

Tasnif işlemleri, şu sırayı takip eder:

 

 

 

(a)

Önce, her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.

            Ayırma işlemi, kurumun genel idari yapı şeması tesbit edildikten sonra yapılır.

            Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.

 

 

 

(b)

Teşkilât şemasına göre, merkez teşkilâtında kurum, birim ve alt birime kadar; taşra teşkilâtında ise kurum, birim ve ilgili teşkilâtın kodlarının ayrı ayrı tesbit edilmesi işlemine geçilir. Taşra teşkilâtlarını, merkezdeki alt birimden ayırdetmek için, ilçe kodu, söz konusu teşkilât kodunun önüne yazılır.

 

 

 

 

Kodlama esasları:

 

 

 

 

- Kurum kodu

: Bakanlık, kurum ve kuruluşlar

 

 

 

 

- Birim kodu

: Genel Müdürlük, Müdürlük veya müstakil Daire Başkanlığı

 

 

 

 

- Alt birim kodu

: Daire Başkanlığı

 

 

 

 

- Hizmet türü kodu

: Dosya tasnif numarası almamış belgelerden, hizmetlerde faklılık varsa, bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer, dosya yönetmelikleri tatbik edilerek hizmetler sınıflanmışsa, yeniden kod verme yoluna gidilmeyip, bu dosya numaraları aynen kullanılacaktır.

 

 

(3)

Kodların tesbit edilmesinde ve uygulanmasında aşağıdaki esaslara uyulur:

 

 

 

(a)

Mümkün olduğu  kadar fazla rakam (harf veya rakam - harf) kullanılmasından kaçınılır.

 

 

 

(b)

Yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdas edilirken, bunların eski kodlarla çakışmamasına dikkat edilir.

 

 

 

(c)

Evrak ve vesikaların eklerine de, aidiyeti ve bütünlüğü bozmamak için mevcut kodlama, kendi bütünlüğü içerisinde ayrı ayrı verilir.

 

 

 

(ç)

Ayırımı yapılan evrak ve vesikalardan, konu ve işlem itibarıyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir.

            Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesikadan ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesika ile birlikte ele alınır.

 

 

 

 

            Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.

 

 

 

(d)

Daha sonra, birimleri tesbit edilmiş olan evrak ve vesika, kendi içerisinde “gün, ay ve yıl” sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar gözönüne alınır:

 

 

 

(e)

Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesikanın, kronolojik sıralamasında da aynı usûl uygulanır.

 

 

 

(f)

Eski harfli belgelerdeki Hicri ve Rumi tarihler, Milâdi tarihe çevrilerek alınır.

 

 

 

(g)

Bazı eski harfli belgelerde evrak ve vesikada, tarihler, “ay” olarak üç parçaya bölünerek, “Evâil”, “Evâsıt”, ve “Evâhir” tabirleri ile kullanıldığından; “Evâil” yazılı olanlar, ait oldukları ayın 10’uncu gününden sonraya, “Evâsıt” yazılı olanlar, ait oldukları ayın 20’nci gününden sonraya; “Evâhir” yazılı olanlar ise, ait oldukları ayın 30’uncu gününden sonraya konulur.

            Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur.

 

 

 

(h)

Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir.

 

 

 

(ı)

Ayırma neticesinde, evrak ve vesikanın ait olduğu, kurumun daire başkanlığına kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikden yapılmış Müdürlük Damgası, evrakın arka yüzünün sol üst köşesine siyah stampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Müdürlük damgasında, “Alt Birim Kodu”na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın “Kutu veya Klâsör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.

 

 

 

 

“Kutu Numarası” bölümünde, evrak ve vesikanın dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.

“Dosya Numarası” bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır.

“Evrak Sıra Numarası” bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. “Müdürlük Damgası”, aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır.

 

 

 

 

Kodlamada , “Kutu Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

 

 

 

(j)

Her bir dosya gömleği içerisinde, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” (Ek:3) konacaktır.

 

 

 

(k)

İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klâsörlerin), sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, “Evrak Sıra Numarası” hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde “Dosya Numarası” hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile, ayrıca “İşlem Yılı” yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın “Dosya Sıra Numarası” dahil, “İşlem Yılı” kaydedilir.

            Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibarıyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesika için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, “İşlem Yılı” hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesikanın almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unrusu olması bakımından kaydedilir. Bunun için, “İşlem Yılı” hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır.

 

 

 

(l)

Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir.

 

 

 

(m)

Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.

 

 

 

(n)

Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir.

 

 

 

(o)

Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (veya klâsörlere) konmuş olarak, gereklli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir.

            Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir.

            Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.

            Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

            Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Depişik tür ve çeşitdeki malzemenin (film, fotoğraf, plâk, ses ve görüntü bandı, v.b.) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

 

 

(4)

Müdürlükteki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır.

 

ÜÇÜNCÜ KISIM

 

Yürütme

 

16.

Yönetmeliği Milli Arşiv ve Araştırma Dairesinin bağlı olduğu Bakanlık yürütür.

 

Yürürlük

17.

Bu yönetmelik Resmi Gazete’de yayınlandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer.

 


Ek – 1

 

 

KKTC

Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi’NDE

ARAŞTIRMA TALEBİNDE BULUNANLAR İÇİN MÜRACAAt FORMU

 

 

Adınız Soyadınız

:........................................................................

 

 

Uyruğunuz

:........................................................................

 

 

Göreviniz

:........................................................................

 

 

Tahsil Durumunuz

:........................................................................

 

 

Devamlı Adresiniz varsa Tlf. Nr.

:........................................................................

 

 

Bağlı olduğunuz Ülkedeki Adresiniz

:........................................................................

 

 

Kimlik Kartı numaranız

:........................................................................

 

 

Pasaport Numaranız

:........................................................................

 

 

Üyesi bulunduğunuz İlmi Kuruluşlar

:........................................................................

 

 

Yapmak istediğiniz çalışmanın

Konusu ve Süresi

 

:........................................................................

 

 

Arşivimizde daha önce çalışma yaptıysanız

Tarihi ve Konusu

 

:........................................................................

 

 

 

Beyanın doğruluğunu kabul ederim.

 

 

 

 

 

İmza

Tarih :..../..../20..

 

 

 

 

* LÜTFEN FORMU OKUNAKLI DOLDURUNUZ.


 

Ek :2

 

 

 

 

TAAHHÜTNAME

 

 

 

“Arşivde Araştırma veya İnceleme Yapmak , Örnek Almak İsteyen KKTC veya Yabancı Uyruklu Gerçek veya Tüzel Kişilerin Uymak Zorunda Oldukları Hükümler”i dikkatle okudum.

 

Bu hükümlere ve Kurumun iç çalışma düzenine uyacağımı ve bunların tarafımdan ihlali halinde doğacak sorumluluk ve yükümlülükleri aynen kabul edeceğimi beyan ederim.

 

 

 

 

Beyan Sahibinin :

 

Adı Soyadı

:

Nüfus Cüzdanı No

:

 

 

 

 

Uyruğu

:

Pasaport No

:

 

 

 

 

İş Adresi

:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Devamlı Adresi

:

Beyan Tarihi  :  ....../...../20....

 

 

 

 

 

 

 

 

İmzası