RESMİ GAZETE EK III
Sayı :1							5 Ocak 1998
Sayı :10
MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ (KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARI) YASASI (15/1990, 22/1994 sayılı yasalar)
Milli Arşiv Kurulu Çalışma Esasları Tüzüğü Madde 8 Altında Yapılan Yönetmelik
Milli Arşiv Kurulu Çalışma Esasları ve İşlemleri Tüzüğü’nün 8’inci maddesinin verdiği yetkiye dayanarak Bakanlar Kurulu aşağıdaki Yönetmeliği yapar :
Kısa İsim	1.	Bu yönetmelik, “Arşivlik malzemenin korunması, değerlendirilmesi, tasnifi, araştırılması ve arşiv tekniği yönetmeliği” olarak isimlendirilir.
Kapsam	2.	Bu yönetmelik, kamu kurum ve kuruluşları ile şahıslar elinde bulunan arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin; muhafazası, değerlendirilmesi, tasnifi, yararlanılması ve arşivle ilgili diğer hususları kapsar.
Tefsir	3.	(1)	“Arşiv Malzemesi”, Kıbrıs’ın tarihi geçmişine ışık tutan; 1571 yılından sonrasına ait toplumumuzu ilgilendiren, en son işlem tarihi üzerinden otuz üç yıl geçmiş veya kesin sonuca bağlanmış olup, 2’nci maddede belirtilen kuruluşların işlemleri sonucunda oluşan ve korunması gereken, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgelerle; devlet hakları ile uluslararası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve ilişkiler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jenolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, saptamaya yarayan; ayrıca ait olduğu devrin ahlâk, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal niteliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plân, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, pul, filim, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi anlatır.
		(2)	“Arşivlik malzeme”, yukarıda sayılan belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi niteliğini kazanmayanlarla; son işlem tarihi üzerinden elli yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya Yabancı Devlet ve Uluslararası kuruluşlarla yaptığı ikili veya daha çok taraflı Uluslararası andlaşmalar; tapu ve tahrir defterleri, tapu ve nüfus kağıtları, vakfiyelerle, kamu kurum ve kuruluşlarla ilgili diğer belgeleri anlatır.
		(3)	“Birim arşivi”, kurum ve kuruluşların görev, işlev ve etkinlikleri sonucu kendiliğinden oluşan ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde güncelliğini kaybetmemiş olarak etkin bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini anlatır.
		(4)	“Kurum arşivi”, kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivleri anlatır.
		(5)	“Özel arşivler”, arşiv malzemesi olup ta kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek kişiler ile tüzel kişiler elinde bulunan benzeri belgelerin meydana getirdiği arşivleri anlatır.
		(6)	“Mükellef”, ellerinde arşiv malzemesi bulunan ve/veya bulunduran özel ve tüzel kişiler ile ve/veya yarı resmi kurum ve kuruluşları anlatır.
		(7)	“Müdürlük”, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi Müdürlüğü’nü anlatır.
BİRİNCİ BÖLÜM Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Gizliliği ve Yararlanma
Koruma Yükümlülüğü	4.	Mükellefler, ellerinde bulundurdukları ve Müdürlüğe teslim etmedikleri arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korurlar. Mükellefler, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;
		(1)	Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli önlemleri alırlar.
		(2)	Özel ve Tüzel kişilere bu korumada, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi yardımcı olur.
Teslim etme yükümlülüğü	5.	Diğer yasalarda belirtilen süreler saklı kalmak koşuluyla özel ve tüzel kişiler hariç, mükellefler elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; Arşiv malzemesi ise, kurum ve kuruluş arşivlerinde 10-14 yıl süre ile saklanır ve bu süre bitiminde Müdürlüğe teslim edilir.
Arşiv Malzemesinin Gizliliği	6.	Mükellefler elinde bulunan ve geçerli olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliğini koruyan arşiv malzemesi, Müdürlüğe geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılmasına, mükelleflerin görüşü alındıktan sonra Müdürlüğün teklifi üzerine Milli Arşiv Kurulunca karar verilir.
Özel Arşivlerin Satın Alınması	7.	Kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek ve tüzel kişiler elinde bulunan arşiv malzemesi gerektiğinde, Müdürlüğün saptayacağı değer üzerinden muvafakatı olması halinde satın alınabilir.
Özel Arşivlerin Yurt Dışına İzinsiz Çıkarıla-mayacağı	8.	Özel arşivler veya arşiv malzemesi niteliğindeki belgeler, her ne sebep ve suretle olursa olsun, toplu veya ayrı parçalar halinde yurt dışına izinsiz çıkarılamaz. Bu çeşit arşiv malzemesinin yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin, gerçek ve tüzel kişilerin isteği üzerine Milli Arşiv Kurulunun önerisi ve ilgili Bakanlığın onayı ile verilir.
Arşivlerden Yararlanma	9.	(1)	Müdürlüğün yetki ve sorumluluğuna geçmiş veya henüz geçmemiş olan arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle, arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez. Ancak, devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilir kişiler veya ilgili dairelerce görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.
		(2)	Özel ve tüzel kişilerin elinde bulunan arşiv malzemesi, yurt içinde müdürlüğün bilgisi dahilinde el değiştirebilir.
Araştırma ve İnceleme Yapma Usul ve Esasları	10.	Müdürlükten ve mükellefler elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı gerçek ve tüzel kişilerin yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi aşağıda gösterilen usul ve esaslara tabidir:
		(1)	Yurt içinde bulunan ve Müdürlükte araştırma ve inceleme yapmak isteyen gerçek ve tüzel kişilerden KKTC veya yabancı uyruklu olanlar ile vekilleri (EK - 1) formunu doldurmak suretiyle;
			a.			Müdürlük elindeki arşiv malzemesi üzerinde araştırma ve inceleme yapmak için Müdürlüğe bizzat veya posta ile müracaatta bulunurlar.
			b.			Bu müracaat, yurt dışında KKTC temsilcilik veya konsolosluklarına yapılır. Bu temsilcilikler, usule uygun olarak doldurulan formla yapılan müracaatı, varsa görüşleriyle birlikte, süratle Dışişleri Bakanlığı’na gönderirler. Dışişleri Bakanlığı da müracaatı, en seri vasıta ile, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi Müdürlüğü’ne intikal ettirir.
		(2)	Müdürlük dışındaki kurum ve kuruluşlarda araştırmaya açık arşivlerde yapılacak araştırma için müracaatlarla ilgili işlemler sözkonusu kurum ve kuruluşların bağlı olduğu bakanlık veya kuruluşca yerine getirilir. Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi, ilgili bakanlık veya kuruluşlar “Araştırma ve İnceleme Yapma Usul ve Esaslarını” gözönünde bulundurmak suretiyle kabul veya reddedebilirler.
		(3)	(a)			KKTC veya yabancı uyruklu gerçek veya tüzel kişiler tarafından yurt içinde yapılan müracaatlara, ilgili Müdürlükçe 15 gün içinde yanıt verilir. Ancak bu .süre, Müdürlükçe artırılabilir ama her halükarda 30 günü geçemez.
			(b)			Dışişleri Bakanlığı, yurt dışındaki KKTC temsilcilikleri veya konsoloslukları kanalıyla, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi’nde araştırma ve inceleme talebinde bulunan KKTC veya yabancı uyruklu gerçek veya tüzel kişiler ile vekillerine müracaatlarının sonucunu en geç 30 gün içinde duyurur. Bu süre, müracaatların ilgili KKTC temsilciliğince alındığı tarihten itibaren başlar.
		(4)	(a)			Araştırmacılar için, bir yıl süreli “Arşive Giriş Kartı” tanzim edilir ve bu kart arşivde muhafaza edilir. Kartların süresi yeniden birer yıllık dönemler için uzatılabilir.
			(b)			Arşive giriş kartları, Arşive her girişte bir kimlik belgesi karşılığında araştırmacıya teslim edilir. Araştırmacı, Arşivde bulunduğu sürece bu kartı görünebilecek şekilde üzerinde taşır.
		(5)	Araştırma ve incelemelerde aşağıdaki esaslar uygulanır.
			(a)		Tasnifi tamamlanmamış arşiv malzemesi veya yararlanılamayacak derecede hasara uğramış belgeler incelemeye verilmez. Ancak bu malzeme ve belgelerin, bir devlet hizmetinin görülmesinde veya bir hakkın korunmasında ve ispatında delil olarak kullanılacağının anlaşılması halinde, görevli personelin nezaretinde incelemeye verilebilir.
			(b)		Kataloglarda kayıtlı bulunsa dahi, onarıma alınmış arşiv malzemesi ile revize edilmekte olan fonlara ait malzemeler, bu işlemler bitene kadar araştırmacılara verilmez.
			(c)		Araştırma ve inceleme ilke olarak arşiv malzemesinin fotokopisi veya mikrofilmi üzerinden yapılır. Evrakın aslı ancak karşılaştırma talebinde bulunulması halinde gösterilir. Bununla birlikte, fotokopisi veya mikrofilmin temin edilememesi halinde araştırma ve inceleme evrakın aslı üzerinden de yapılabilir.
			(d)		Araştırmacılar, ancak kendi konuları ile ilgili arşiv malzemesi üzerinde araştırma ve inceleme yapabilirler. Bu çalışmaları sırasında konu ile ilgili arşiv malzemesinin tamamını kendi adlarına ayırttıramazlar.
			(e)		Arşiv malzemesi talepleri, tarih ve saatine göre sıraya konularak karşılanır ve istenen belgelerin hangi gün ve saatte verilebileceği araştırmacıya bildirilir.
			(f)		Araştırmacılar, bir gün içinde en çok onbeş vesika talep edebilirler.
			(g)		Araştırmacılar, kendilerine teslim edilen vesikaların tamamını iade etmeden yenilerini talep edemezler. Ancak, alınmış olan belgelerle ilişkisi bulunan ve birlikte incelenmesi gereken diğer bir kısım belgelerin talep edilebilmesi için, ilk alınanlardan aynı sayıda belgenin iade edilmesi ve yeniden sıraya girilmesi gerekir.
			(h)		Araştırmacılar vesikaları sayarak teslim alırlar ve aynı şekilde teslim ederler. Kendilerine teslim edilen vesikanın kaybolması halinde sorumluluk araştırmacıya aittir.
			(ı)		Araştırmacı, kendisine teslim edilen arşiv malzemesini başka bir araştırmacıya veremez, vesika üzerinden kopya çıkaramaz, fotoğraf çekemez.
			(i)		Araştırmacı kendisine teslim edilen arşiv malzemesini her türlü tahribat ve tahrifattan korumak zorundadır.
			(j)		Araştırma ve incelemelerde sadece kurşun kalem ve silgi kullanılır.
			(k)		Araştırma mahalline çanta, yazı ve fotoğraf makinası, palto ve benzeri eşyalarla girilemez.
			(l)		Arşiv malzemesi, hiçbir şekilde araştırmacılara tahsis edilen mahalden dışarıya çıkarılamaz.
			(m)		Araştırmacılara tahsis edilen mahalle, görevlilerden ve araştırmacılardan başkası giremez.
			(n)		Çalışmalarına bir haftadan fazla ara verecek araştırmacı, elindeki belgeleri, arşiv depolarındaki asli yerlerine konulmak üzere iade etmek zorundadır.
			Yukarıdaki şartlardan birinin ihlali halinde inceleme durdurulur ve araştırmacı hakkında mevzuat uyarınca gerekli işlem yapılır.
		(6)	Müdürlükte ve diğer kamu kurum ve kuruluş arşivlerinde araştırma ve inceleme yapan KKTC veya yabancı uyruklu araştırmacılar, bu çalışmaları sonucunda hazırladıkları ve yayımladıkları eserlerden Müdürlüğü birer nüsha vermek zorundadırlar. Yabancı araştırmacılar ayrıca Dışişleri Bakanlığı’na da bir nüsha gönderirler.
			Bu madde hükümlerine uymayanlara, bir daha araştırma ve inceleme imkanı tanınmaz.
		(7)	Araştırma ve inceleme yapan Türk veya yabancı uyruklu kişilere araştırma ve incelemeye açılan belgelerin fotokopisi veya mikrofilmleri, her yıl Müdürlükçe hazırlanıp ilgili Bakanlıkca onaylanacak ücret karşılığında verilir veya gönderilir. Bu fotokopi ve mikrofilmler, çoğaltılıp ticari amaçla satılamaz. Toplanan para KKTC Gelirler Hesabına yatırılır. Bir dosyanın veya bir defterin tamamını hedefleyen sayıda fotokopi veya mikrofilm verilemez.
		(8)	Devlet ve toplum yararına yapılması uygun görülen hallerde ücret talep edilmeyebilir.
İKİNCİ BÖLÜM Birim ve Kurum Arşivlerinde Arşiv Malzemesinin Hazırlanması ve Ayrımı
Arşiv Malzemenin Hazırlanması ve Ayırımı	11.	(1)		Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, kurum ve birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur.
		(2)		Ayırım işlemlerini müteakip, arşiv malzemesi Müdürlüğe devredilir.
		(3)		Ayırım yapan birimler, sicil dosyalarıyle ilgili ayırım işlemlerini yaparken sicil numarası veya isimi esas alarak hazırlar; Müdürlük de, buna göre bir yerleştirme yapar.
		(4)		İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile “Gizli” damgası vurulur.
		(5)		Gizlilik dereceli malzeme, Müdürlükte tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tâbi tutulur.
		(6)		Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde, biriminde veya yerinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu özelliğini korur.
Uygunluk Konrtolu	12.	Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve Müdürlüğe devredilecek malzeme, uygunluk konrtolünden geçilir. Bu kontrolde;
		(1)		Müdürlüğe devredilecek malzemenin işlem yılı itibarıyle, aidiyetine göre kaydına ilişkin “Kayıt Defteri” veya “Föyleri” gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına;
		(2)		Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine;
		(3)		Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına;
		(4)		Klâsörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klâsör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına;
		(5)		Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine;
		(6)		Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır, eksikler varsa tamamlanır.
				Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.
Müdürlüğe Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve diğer işlemler	13.	(1)		Kurum ve/veya Birim arşivlerinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik mazleme, “Müdürlüğe Devredilecek Olanlar” şeklinde ayrılır.
		(2)		İlgili kurum ve birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolu yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde Müdürlüğe devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır.
				(a)		Arşiv ve arşivlik malzeme birim ve kurum arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip Müdürlüğe ayni düzende teslim edilir.
				(b)		Teslim işlemleri kurum ve/veya birim personeli tarafından yerine getirilir.
		(3)		Müdürlüğe devredilecek arşivlik malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa tamamlanır.
				(a)		Müdürlükte yapılacak ayıklama ve imha işlemlerine Milli Arşiv Kurulu karar verir.
				(b)		Müdürlükte yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu guruplarının hazırlanması, Müdürlükte muhafazasına luzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.
				(c)		Kurum ve/veya birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılamaz. Ayıklama ve imha işlemleri Müdürlükte yapılır.
		(4)		Birim ve/veya kurum arşivinde saklanma süresini tamamlayan ve arşiv malzemesi vasfını kazanan arşivlik malzeme “Müdürlüğe Devredilecek” olanlar şeklinde ayrılır ve hazırlanacak devir listeleri veya “Arşiv Malzemesi Devir – Teslim ve Envanter Formu” (Ek :4) (varsa kayıt defterleri ile) devredilir. Bu yükümlülüğün yerine getirilip getirilmediği Müdürlükçe denetlenir.
				Arşiv malzemesinden hangilerinin Müdürlükçe teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak mükellefler elinde kalacağı, mükelleflerin görüşü alındıktan sonra Müdürlükçe kararlaştırılır.
		(5)		Aynı tür arşiv malzemesi, aynı form’a kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, herbiri için ayrı form düzenlenir. Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin:
				(a)		“Birimi” bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,
				(b)		“Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plân, program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu,
				(c)		“İşlem yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,
				(d)		“Teşkilat kodu” bölümüne, her dikdörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki “kutu” ve “dosya” bölümüne de, kutu ve dosya numarası,
				(e)		“Envanter sıra numarası” bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,
				(f)		“İşlem Tarihi” bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih,
				(g)		“Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı,
				(h)		“Gizlilik Derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak “G” kısaltması ile gösterilir.),
				(i)		“Konusu” bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,
				(j)		“Adedi” bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam aded,
				(k)		“Açıklama” bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,
				(l)		“Evrak sıra numarası” bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası,
				yazılır.
İmha Edilecek Malzeme,	14.	(1)		Tarihi değeri olanlar dışında, imha edilecek malzeme aşağıda gösterilmiştir:
				(a)		Yinelenmiş, tekrarlanmış, pekiştirilmiş yazılar.
				(b)		Elle, daktilo ile veya başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler.
				(c)		Resmi veya özel her çeşit zarflar (Tarihi değeri olanlar hariç).
				(d)		Yargı organları ile Posta, telekominikasyon ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, havale fişleri ve benzeri kağıtlar.
				(e)		Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dökümanları).
				(f)		Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri, esasa taallûk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar.
				(g)		Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşları verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları.
				(h)		Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı.
				(ı)		Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzlerleri.
				(i)		Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri ba